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Guide des droits et des démarches administratives

Déclarer et payer les cotisations sociales de vos salariés
Fiche pratique

Quel que soit son contrat, le salarié perçoit un salaire net après déduction des cotisations et des contributions sociales. C'est l'employeur qui effectue la déclaration de ces cotisations auprès de l'Urssaf (cas général) ou de la MSA (s'il s'agit d'une activité agricole). On vous explique tout.

Les cotisations sociales sont des sommes (versements) déduites du salaire brut. Elles sont précomptées sur le salaire brut, c'est-à-dire retenues avant le versement du salaire. Le salarié perçoit ensuite le salaire net que l'employeur lui verse.

Les cotisations donnent droit au salarié à une protection sociale en cas, par exemple, de maladie, de chômage ou lorsqu’il fait valoir ses droits à la retraite.

C'est l'employeur qui doit calculer et déclarer les cotisations sociales de chacun de ses salariés, auprès, soit de l'Urssaf, soit de la MSA (pour les professions agricoles).

Il existe 3 types de cotisations :

  • Celles qui sont à la charge du salarié (cotisations salariales ou part salariale)

  • Celles qui sont à la charge de l'employeur (cotisations patronales ou part patronale)

  • Celles qui sont à la charge des deux

Attention
Si vous êtes entrepreneur individuel, micro-entrepreneur ou dirigeant assimilé salarié, soumis à l'impôt sur le revenu, vous ne devez pas confondre avec vos propres cotisations en tant qu'indépendant. Pour plus de détails, vous pouvez consulter notre rubrique Je gère ma fiscalité et mes cotisations. Ou nos fiches récapitulatives sur le sujet comme par exemple : Tout ce que vous devez savoir sur les cotisations de votre micro-entreprise

Elles sont calculées en pourcentage du salaire.

Des taux différents correspondent à chacune des cotisations (maladie, vieillesse, chômage, etc.). Ils sont fixés par décret.

La base du calcul peut-être une partie ou l'ensemble des rémunérations du salarié pour son travail accompli.

Le montant de la cotisation est le produit d’une multiplication : le montant de la rémunération (appelée aussi base de calcul ou assiette) multiplié par le taux en vigueur.

Exemple
Concernant l'assurance vieillesse pour les droits à la retraite, le taux de cotisation s'applique seulement à la partie de la rémunération située en-dessous d'un plafond. Ce plafond s'appelle le plafond de la sécurité sociale (PLSS). Son montant est fixé tous les 1er janvier. Il découle de la loi de programmation du financement de la sécurité sociale (LFSS). En 2023 par exemple, le montant mensuel de ce plafond s'élève à 3 666 €.

L'employeur effectue les versements, c'est-à-dire le paiement des cotisations, (qu'elles soient salariales ou patronales) auprès de l'Urssaf (cas général) ou de la MSA (s'il s'agit d'une activité agricole).

Le paiement des cotisations ouvre alors les droits des salariés à leurs prestations de protection sociale.

À noter
La protection sociale de la plupart des salariés et des travailleurs indépendants (artisans, commerçants et libéraux non réglementés installés à partir de 2019) est assurée par le régime général de la sécurité sociale. Seuls les indépendants des professions libérales réglementées (avocats, experts-comptables, architectes, etc.), les micro-entrepreneurs installés avant 2018 et les professions libérales non réglementées installées avant 2019, ont des caisses d'assurance spécifiques (Cnavpl et Cipav).

Les règles de calcul et les taux s'appliquant à chacune des cotisations sont parfois complexes pour un employeur qui débute.

Avant de vous lancer, vous pouvez demander un accompagnement.

Il s'agit d'un suivi en direct et d'une aide concrète effectués par des professionnels de la protection sociale : les agents de l'Urssaf. Il est gratuit.

Vous souhaitez embaucher votre premier salarié ?

L'Urssaf vous propose un accompagnement de 12 mois.

L'objectif est de vous guider dans vos démarches de déclarations et le paiement de vos cotisations.

Cet accompagnement propose les services suivants :

  • Assistance dans toutes vos démarches dématérialisées

  • Réponses rapides à vos demandes et questions

  • Accompagnement sur vos responsabilités et la réglementation applicable

  • Suivi préventif de votre compte pour limiter les incidents déclaratifs et de paiement

Contactez le service de l'Urssaf par l'un des moyens suivants :

  • Via votre messagerie accessible depuis votre espace en ligne sur urssaf.fr en sélectionnant : « Un autre sujet (informations, documents ou justificatifs) » puis « Être accompagné en tant que nouvel employeur »

  • Par téléphone au 0806 803 895 (service gratuit + prix d’appel), du lundi au vendredi de 9h à 17h

Certaines cotisations sociales sont prises en charge seulement par l'employeur, on les appelle des cotisations patronales. Ce sont les plus nombreuses.

D'autres cotisations sont seulement à la charge du salarié ; on les appelle les cotisations salariales. Il en existe 2 seulement : la CSG et la CRDS.

Enfin, d'autres cotisations sont dues à la fois par les deux, le salarié son employeur. Elles sont dites à la fois salariales et patronales. Ce sont principalement les cotisations retraite.

Vous pouvez consulter leur liste complète ci-dessous.

Il existe des cotisations qui sont uniquement à la charge de l'employeur :

  • Cotisation d'allocations familiales 

  • Contribution d'assurance chômage qui finance les prestations chômage

  • Cotisations de sécurité sociale qui couvrent l'assurance maladie, la maternité, l'invalidité et le décès

  • Contribution solidarité autonomie (CSA)

  • Cotisation d'accidents du travail 

  • Versement au Fonds national d'aide au logement (Fnal) 

  • Cotisation AGS

  • Forfait social

  • Versement transport (pour les employeurs de plus de 9 salariés dans un périmètre de transport urbain).

Des prélèvements sociaux destinés au financement de la Sécurité sociale sont supportés uniquement par le salarié :

Il s'agit des cotisations et contributions suivantes :

  • Cotisation de sécurité sociale qui couvre l'assurance vieillesse de base (retraite du régime général ou du régime de protection sociale agricole)

  • Cotisation de retraite complémentaire (obligatoire), qui est reversée aux caisses Arrco (pour tous les salariés cadres et non-cadres du secteur privé) et Agirc (en supplément pour le personnel cadre), avec les taux suivants : 60 % par l'employeur et 40 % par le salarié 

  • Cotisation Apec (pour les cadres uniquement)

À savoir
La contribution d'assurance chômage n'est plus à la charge du salarié, sauf pour les intermittents du spectacle, les salariés travaillant à Monaco et certains salariés expatriés.

Le montant de base sur lequel sont calculées les cotisations et contributions sociales s'appelle l'assiette sociale.

Cette assiette sociale correspond à une part des revenus du salarié.

N'hésitez pas à utiliser le simulateur de l'Urssaf pour estimer le montant mensuel des cotisations et le coût total de la rémunération :

Accéder au service "Déclarer et payer les cotisations sociales de vos salariés"
Urssaf

Il s'agit des éléments de rémunération suivants :

  • Salaire brut (dont par exemple les rémunérations dues pour les heures supplémentaires, les majorations pour le travail de nuit, les pourboires, etc.)

  • Primes et indemnités (congés payés, ancienneté, rendement, astreinte, 13e mois, pénibilité, etc.)

  • Revenus de remplacement et prestations sociales complémentaires : salaire versé au salarié en arrêt de travail, pour maintenir toute ou partie de sa rémunération durant son interruption d’activité (arrêt maladie, maternité ou accident du travail)

  • Prestations familiales extralégales (primes de crèche, suppléments familiaux)

  • Avantages (sommes d'argent) servis par le comité social et économique (CSE)

  • Avantages en nature (nourriture et logement par exemple)

À noter
Lorsque l'employeur met à la disposition du travailleur salarié une borne électrique de recharge de véhicules située sur le lieu de travail, l'avantage en nature constitué par l'utilisation de cette borne à des fins non professionnelles n'est pas comptabilisé.

Les éléments suivants compris dans la rémunération ne sont pas soumis à cotisation :

  • Indemnités journalières versées par la Sécurité sociale 

  • Revenus de remplacement : pensions de retraite et d'invalidité, allocations de chômage et de préretraite 

  • Primes liées à l'intéressement ou à la participation des salariés aux résultats de l'entreprise (dans le cadre d'un accord collectif) 

  • Gratifications liées à la remise de la médaille d'honneur du travail, dans la limite du salaire mensuel de base 

  • Indemnités considérées comme des dommages et intérêts (indemnités de licenciement)

  • Contributions patronales de retraite supplémentaire et de prévoyance complémentaire

  • Remboursement de frais professionnels pouvant être justifiés (par exemple des frais de restauration, un déplacement, l'achat de tenues vestimentaires, etc.)

La base de calcul des cotisations ne peut pas être inférieure à la rémunération minimale légale ou conventionnelle (c'est-à-dire le Smic). Cette assiette minimale ne s'applique pas aux cotisations calculées sur une base forfaitaire. Elle ne s'applique pas aux VRP multicartes, aux stagiaires et à certains dirigeants (ceux qui ne sont pas liés par un contrat de travail à l'entreprise).

À l'inverse, certaines cotisations sont plafonnées : au-delà d'un certain montant ou plafond, les rémunérations ne sont plus prises en compte pour le calcul des cotisations. C'est le cas pour une partie des cotisations vieillesse et Fnal.

Ce plafond s'appelle le plafond de la sécurité sociale. Son montant est fixé tous les 1er janvier. Il découle de la loi de programmation du financement de la sécurité sociale (LFSS). Le montant pris en compte est celui du plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS). En 2023 par exemple, le montant de ce plafond mensuel s'élève à 3 666 €.

Plafond de Sécurité sociale par périodicité de paie

 

2023

2022

2021

2020

Année

43 992 €

41 136 €

41 136 €

41 136 €

Trimestre

10 998 €

10 284 €

10 284 €

10 284 €

Mois

3 666 €

3 428 €

3 428 €

3 428 €

Quinzaine

1 833 €

1 714 €

1 714 €

1 714 €

Semaine

846 €

791 €

791 €

791 €

Jour

202 €

189 €

189 €

189 €

Heure

27 €

26 €

26 €

26
À savoir
La gratification d'un stagiaire, obligatoire à partir de 2 mois de stage conventionné, est exonérée de charges sociales si elle est inférieure à 4,05 € par heure de stage. Au-delà de ce seuil, elle est soumise à cotisations sociales.

Vous pouvez consulter la page du site Ameli pour en savoir plus sur les différents montants de plafonds utilisés :

  • PSS journalier, hebdomadaire, mensuel (PMSS), trimestriel ou annuel (Pass) de l’année en cours

  • Les multiples du PSS utilisés couramment (0,10 % du Pass par exemple)

Les autres cotisations sont dues sur la totalité de la rémunération, elles sont dites déplafonnées.

À noter
La base de calcul de la CSG-CRDS est plus large que celle des cotisations de sécurité sociale. Les éléments de rémunération non soumis à cotisation s'y ajoutent.

La détermination du plafond de la Sécurité sociale pour le calcul des cotisations sociales est celui de la période de travail donnant lieu à rémunération.

Le plafond est ajusté en proportion du temps effectivement écoulé. C'est-à-dire en fonction de la périodicité de la paie.

Lorsque le salarié n'a pas été présent au cours de l'ensemble de cette période, le plafond est ajusté en fonction des jours couverts par le contrat de travail sur cette même période.

Des règles particulières s'appliquent aux salariés à temps partiel et à ceux exclus de la mensualisation.

Exemple
Dans le cas du versement au début du mois de janvier du salaire du mois de décembre, le plafond de la Sécurité sociale applicable est celui de décembre.

Ce plafond sera également appliqué aux rémunérations rattachées à la même paie dues pour le travail effectué éventuellement sur d'autres périodes.

Qui fait la déclaration ?

Vous pouvez :

  • Soit l'effectuer vous-même

  • Soit la confier à un expert-comptable ou à votre service des ressources humaines

  • Soit la réaliser vous-même certaines déclarations et confier les autres à un expert-comptable

Comment ?

Pour vos salariés rattachés au régime général de la sécurité sociale, vous devez faire la DSN sur le site internet net-entreprises.fr.

Site internet : https://www.net-entreprises.fr/vos-declarations-en-ligne/dsn/#lessentiel
Net-entreprises-GIP Modernisation des déclarations sociales

Vous devez vous inscrire et ouvrir un compte sur le site net-entreprises.fr.

Vous avez le choix entre un compte où vous déclarez vous-même et un compte où vous désignez une autre personne (un expert comptable, un responsable de la paie).

Vous devez faire la DSN sur le site internet de la MSA.

Site internet : https://www.msa.fr/lfy/dsn
Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)

Tableau de bord

Après la déclaration, vous devez consulter votre tableau de bord pour voir les réponses des organismes sociaux.

Les organismes sociaux vous envoient des récépissés de conformité, des récapitulatifs d'anomalies et des attestations que vous pouvez télécharger, puis enregistrer et imprimer.

Suivi DSN et compte-rendu d'anomalies

L'Urssaf a mis en place un outil appelé « Suivi DSN » qui vous envoie un compte-rendu des anomalies recensées sur votre déclaration. Vous pouvez ainsi rapidement les corriger en suivant les conseils que l'Urssaf vous indique.

Ces comptes-rendus sont appelés CRM (compte-rendu métier). Ils regroupent les anomalies de votre déclaration en contrôlant les incohérences.

Vous pouvez consulter le guide d'utilisation de ce service :guide suivi DSN de l'Urssaf.

À savoir
Dans le profil de votre compte, vous devez cocher la case « Tableau de bord suivi DSN ».

Attestation d'employeur rematérialisée (AER)

Pôle emploi génère une attestation d'employeur rematérialisée (AER) qui récapitule les informations sur vos salariés.

Vous devez télécharger l'AER, l'imprimer, la signer et la remettre au salarié concerné.

Quel logiciel de paie choisir ?

Vous devez posséder un logiciel de paie compatible DSN.

Ce logiciel permet de « traduire » les données figurant sur le bulletin de paie en données DSN.

Si vous n'avez pas de logiciel de paie, vous pouvez choisir l'un des services suivants :

  • Izilio BTP pour les entreprises du BTP

  • Izilio guichet professionnel pour les entreprises du spectacle vivant, de l'audiovisuel et du cinéma

  • Chèque emploi associatif (CEA) pour les associations à but non lucratif ou les fondations, de moins de 20 salariés

La DSN relative aux paies doit être souscrite au cours du mois suivant la période d'emploi rémunérée.

À noter
Les entreprises de moins de 11 salariés peuvent choisir d'effectuer la DSN chaque trimestre et non chaque mois.

Au plus tard le 15 du mois.

À noter
En cas de décalage de paie, les réductions de cotisations sociales sont calculées sur 13 paies.Pour le calcul de la réduction du taux de la cotisation d'allocations familiales, il faut prendre en compte la rémunération afférente aux 13 mois et la rapporter à 13 Smic mensuels.

Les entreprises de moins de 11 salariés qui déclarent en DSN chaque trimestre, doivent aussi le faire au plus tard le 15 du mois suivant la période de travail effectuée.

Au plus tard le 5 du mois.

À noter
Il s'agit des employeurs de 50 salariés minimum et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail.

Le paiement par voie dématérialisée est obligatoire, quel que soit le revenu d'activité ou le chiffre d'affaires.

Il s'effectue de l'une des façons suivantes :

  • Pour les micro-entrepreneurs : par télépaiement ou carte bancaire

  • Pour les autres entrepreneurs : par prélèvement automatique, télépaiement, carte bancaire ou virement

Le paiement mensuel des cotisations devient la règle.

À noter
Les entreprises de moins de 11 salariés peuvent choisir d'effectuer le versement chaque trimestre.

Versement en lieu unique (VLU) est obligatoire

Les entreprises qui possèdent plusieurs établissements peuvent centraliser leurs déclarations sociales et leur paiement de cotisations dans un unique centre d'Urssaf. Ce dispositif est appelé VLU.

Le VLU est obligatoire pour les entreprises employant 250 salariés et plus.

Il est optionnel pour les autres.

Comment procéder au VLU ?

L'entreprise doit faire une demande d'autorisation.

Il faut retourner le dossier en version dématérialisée au département grands comptes VLU de l'Urssaf Caisse nationale :

Versement en lieu unique : demande d'autorisation à l'Urssaf

Site internet

Si la demande est faite avant le 31 octobre, le dispositif de VLU est alors mis en place au 1er janvier de l'année qui suit.

Pour les entreprises qui pratiquent le décalage de paie, la mise en place du VLU est effective au 1er décembre de l'année en cours.

Pour que sa demande de VLU soit acceptée, l'employeur doit être en relation avec au moins 2 centres d'Urssaf.

L'employeur doit aussi être à jour de ses cotisations et déclarations.

À noter
En cas de contentieux, le tribunal compétent est le tribunal judiciaire du lieu où se situe l'organisme de sécurité sociale (unique) de l'entreprise.

Vous pouvez être dispensé de payer (exonéré) certaines cotisations sociales en fonction de plusieurs critères.

Ces critères sont notamment les suivants :

À savoir
Vous pouvez consulter l'outil de recherche officiel qui recense toutes les aides de l'État et des collectivités :
Base de données des aides de l'État et des collectivités territoriales
Ministère chargé de l'économie

Voir aussi

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Services en ligne et formulaires

Où s'adresser ?

Pour en savoir plus

Références

Modifié le 17/07/2023 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)
source www.service-public.fr